新型コロナウイルスの感染拡大を受け、多くの企業が従業員の在宅勤務を許可した。オフィス内のすべての主要な会議や議論は、次の方法で行われます。 ビデオ会議アプリ.
現在、ビデオ会議は同僚と連絡を取り合い、重要な情報を迅速に共有するための最良の方法です。ただし、開始する前にいくつかのことを確認する必要があります ビデオ通話 それを最大限に活用し、予期せぬ災害を避けるために。
ビデオ会議に関する最高のヒントとコツ
1. 最高のビデオ会議アプリを使用する
生産的なビデオ会議を行うには、適切なアプリを賢明に選択する必要があることに留意する必要があります。最高のリストを参照してください ビデオ会議アプリ 要件に応じて最適なものをお選びください。
まともなビデオ会議アプリには、ユーザーフレンドリーなインターフェイスと、画面共有、チャットウィンドウなどの基本的な機能が備わっている必要があります。また、いくつかの興味深い機能や機能を見逃す可能性があるため、ビデオ会議アプリの最新バージョンを使用していることを確認してください。バグ修正はアプリケーションの更新バージョンに含まれます。
2. 安定したインターネット接続
良好なネットワーク接続は贅沢品ではありませんが、専門的な会議に出席したり主催したりする必要がある場合には必需品です。原因となる可能性があります インターネット接続 帯域幅が低いと視覚的な障害が発生し、音質が低下する可能性があります。これは最終的にコミュニケーションの低下につながり、会議の生産性にも影響を及ぼします。
3. ビデオ会議アプリケーションの機能について学ぶ
ビデオ会議を開始する前、またはビデオ会議に参加する前に、アプリケーションの基本機能をよく理解してください。アプリケーションのパフォーマンスについて適切な知識があれば、ビデオ会議中の時間を節約でき、作業が容易になります。
たとえば、通話をミュートまたはミュート解除する方法、必要なキーボード ショートカット、および次のような機能の使用方法を知っておく必要があります。 画面共有 وホワイトボード アプリケーションで。
4. 計画を事前にチームと共有する
会議が始まる前に、同僚に会議の目的を知ってもらうことが重要です。したがって、会議が始まる前に従う予定の計画や方法論を共有することで、会議に参加する人々がその背後にある動機を確実に理解できるようになります。
計画を PDF またはドキュメントとして共有したり、電子メールや任意のアプリで共有したりできます インスタントメッセージング用.
5. 時間厳守が成功の鍵
時間厳守はビデオ会議において重要な役割を果たします。多くの場合、予定されている会議については、参加者に十分なタイミングで通知されます。指定された時間にビデオ会議に参加するように努める必要があります。そうしないと、遅れて到着すると、他の参加者のスケジュールも遅れてしまいます。
レンズに汚れがあると視界が損なわれる可能性があるため、会議に参加する前にラップトップ、ウェブカメラ、または携帯電話のカメラレンズを掃除することも不可欠です。
さて、使用する場合は、 ズーム会議 ビデオ会議の場合、アプリで利用可能なさまざまな背景を使用できるため、背景を心配する必要はありません。 Microsoft Teams にも同様の機能が追加されています。 تغييرالخلفية.
さらに、次のこともできます カスタム背景を追加する Zoom ミーティングでは、選択に応じてビデオ通話画面をカスタマイズできます。
もう 1 つの重要な点は、スマートフォンから専門的な会議に参加する場合は、サイレント モードに切り替えるだけです。通話やメッセージの通知は、ビデオ会議中に多くの不便を引き起こす可能性があります。
6. 気を散らすものを取り除く
ビデオ会議を開催する準備ができたら、背景に参加者の注意をそらすものがないことを確認する必要があります。会議を開始または参加する前に、カメラのフレーム内の障害物を取り除く必要があります。
7. 適切な照明を使用する
ビデオ通話に参加する場合は、適切な照明の下で座っていることを確認することが重要です。背景光が明るいと、Web カメラが混乱し、ビデオ内で暗く見える場合があります。
ビデオ会議に参加するときは、カメラの角度と位置にも注意する必要があります。参加者があなたの顔をよく見えるように、カメラは適切な位置に保つ必要があります。会議に参加しているときの姿勢によって集中力が持続する時間が決まるため、ビデオ通話中は座ったり横になったりすることを避け、背筋を伸ばして座ってアクティブに見えるようにする必要があります。
8.適切なドレス
オフィスで会議に出席しなければならない場合、ショートパンツを履いたまま出席することはできません。同じルールがオンライン ビデオ会議にも当てはまります。上司は多色のシャツを好まない可能性があるため、ビデオ会議に参加する前に適切な服装をする必要があります。
9. 適切なビデオ会議エチケットに従う
リアルでの会議でも、オンラインビデオ会議でも、エチケットは絶対に大切です。ビデオ会議をプロフェッショナルで生産的なものにするためには、ビデオ会議中に従わなければならない一連のルールがあります。
まず、会議を録画する場合は、開始前にすべての参加者に通知する必要があります。こうすることで、会議に参加した後に個人的な会話をすることを避けることができます。
覚えておくべきもう 1 つの重要なことは、発言者を除くすべての参加者がマイクをミュートして、妨害が発生しないようにする必要があることです。妨害があると、話し手だけでなく他の聞き手の気も逸れてしまう可能性があります。
10. タイムゾーンは非常に重要です。
あなたとあなたのクライアントが異なる国やタイムゾーンに属している場合もあります。夏時間 (DST) の概念に従っている人もいますが、これがさらに混乱を招きます。
他の参加者にとっても都合のよい時間でなければならないため、会議を企画したり、カレンダーの招待状を送信したりする前に、タイムゾーンを念頭に置く必要があります。タイムゾーンが正しくないと大混乱が生じる可能性があり、生産性も低下します。確認する 会議のスケジュールと予定の設定に最適なアプリとツール.
上記のヒントやコツに従うことで、会議の生産性を高めることができます。これらは、コロナウイルスのパンデミックにより在宅勤務をする人々のエクスペリエンスを向上させるための一般的なヒントです。
